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電話応対の克服方法

   

電話を受けることに慣れる方法

 既卒の就職で最初の難関は、もしかしたら電話応対かもしれません。
 会社で敬語を使って電話で応対することに対し、苦手意識を持つ新入社員が多いのですが、こればかりは習いより慣れろが基本です。
 電話応対のミスを減らすためにも、基本のマニュアルは用意しておきましょう。
 電話応対の基本は、以下の通りです。

  • 電話のコールが3回以内にとる
  • 社名を名乗る
  • 電話の相手の社名や氏名を確認し、挨拶をする
  • 電話を取り次ぐ相手を確認する
  • 電話を回す

 これだけなら、マニュアルがあれば十分に対応できるはずです。
 また、取り次ぎ相手が不在だった場合に、急ぎ連絡をとって折り返し電話をしなければならないのか、戻り次第の連絡で構わないのか、電話があったことを伝えればよいのかを確認すると、より対応がスムーズにできるようになります。
 相手に依頼されても、許可なく携帯電話の番号を教えないこと、電話を受けたら必ずメモを残すことを徹底し、苦手だからこそ、積極的に電話をとるように心がけてください。

電話をかけることに慣れる方法

 仕事をしていれば、電話を受けるだけでなく、自らかける機会も当然めぐってきます。
 電話をかけるときには、確認事項を書いたメモや資料を手元に用意し、自ら名乗って挨拶をしてから、相手の部署名と氏名を伝えます。
 相手が電話口に出たら、改めて挨拶をしてから、要件を切り出すようにしましょう。
 電話は短く済ませるのが基本なので、結論を最初に話すのがポイントです。
 もし、電話が長引くことが予想できるなら、「いま、お時間をいただいてもよろしいですか?」と、あらかじめ聞いておきましょう。
 用件が終わったら挨拶し、先方が切ったのを確かめてから受話器を置いてください。

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